Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich polskich podatników VAT. To ogromna zmiana w systemie fakturowania, która wpłynie również na zagranicznych kontrahentów działających w Polsce. Jeśli współpracujesz z firmami spoza Polski, musisz wiedzieć, kiedy zagraniczna firma ma obowiązek wystawiać faktury przez KSeF - błąd zagranicznego kontrahenta może oznaczać, że rozliczysz VAT nieprawidłowo.
Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT (nr UD158), obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również firmy zagraniczne posiadające w Polsce tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment).
I tu pojawia się problem – co to dokładnie znaczy, że firma zagraniczna ma FE w Polsce? Przepisy tego nie precyzują, a Ministerstwo Finansów dopiero zapowiedziało przygotowanie objaśnień.
„Mowa tu przede wszystkim o istnieniu odpowiedniej struktury technicznej oraz struktury w zakresie zaplecza personalnego będących pod kontrolą zagranicznego podatnika (…), pozwalających na podejmowanie decyzji dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług realizowanych z tego miejsca.”
– Tomasz Ogonowski, doradca podatkowy
Innymi słowy – jeśli firma z Niemiec, Holandii lub Czech ma w Polsce biuro, magazyn albo zatrudnionych pracowników, może podlegać obowiązkowi KSeF. A jeśli tak – faktura powinna być wystawiona przez KSeF.
To, co szczególnie niepokoi przedsiębiorców, to brak jasnych wytycznych, jak polski nabywca ma sprawdzić, czy jego zagraniczny kontrahent wystawił fakturę prawidłowo.
„Powstaje pytanie, w jaki sposób polski nabywca ma sprawdzić, czy zagraniczny kontrahent prawidłowo wystawia faktury poza KSeF.”
– Janina Fornalik, doradca podatkowy
Nieprawidłowo wystawiona faktura może – choć nie musi – prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT. A to oznacza ryzyko, które warto mieć na uwadze przy współpracy z zagranicznymi firmami.
Na razie nie trzeba wprowadzać formalnych procedur weryfikacyjnych, ale współpraca międzynarodowa będzie wymagać większej ostrożności.
Jeśli korzystasz z usług zagranicznych firm lub kupujesz od nich towary, warto już teraz:
W Kancelarii Eminus nie tylko rozliczamy podatki, ale też śledzimy zmiany, zanim trafią na główki gazet. Pomagamy klientom prowadzącym działalność międzynarodową zrozumieć ryzyka i dobrze się przygotować do nadchodzących zmian w fakturowaniu.
Masz pytania o KSeF, współpracę zagraniczną albo rozliczenia VAT w spółce z o.o.?
Skontaktuj się z nami na kontakt@eminuskancelaria.pl lub 798 365 888 – porozmawiamy i pomożemy z wyprzedzeniem.